Agile en Scrum voor elke organisatie klein of groot

Flexibeler, sneller en efficiënter werken en nóg beter voldoen aan de wensen van de klant: dat is voor veel organisaties het resultaat van Agile en Scrum. De woorden klinken je nu misschien nog wat vaag in de oren, maar we vertellen je er graag meer over. Eerst doen we dat met een stukje theorie, dan volgt de praktijk. Probeer ondertussen alvast te bedenken wat deze manier van werken voor jou kan betekenen. Ben jij mkb’er en werken jouw mensen niet efficiënt? Zijn ze met veel dingen tegelijk bezig, worden ze vaak afgeleid en leveren ze daarom minder goed werk? Dan kunnen Agile en Scrum ook jouw organisatie vooruit helpen!

Agile en Scrum zijn hot. De begrippen ontstonden in de jaren negentig in de softwareontwikkeling, maar ook grote organisaties als banken en verzekeraars zijn er inmiddels al jaren mee bezig. Niettemin valt er in het midden- en kleinbedrijf nog veel winst te behalen met deze manier van werken die organisaties helpt om beter in te spelen op de steeds sneller veranderende markt.

Agile – het Engelse woord voor lenig – is een paraplubegrip met een set principes en uitgangspunten. Heel simpel gezegd staan ze voor een lenige houding ten opzichte van alles wat je tegenkomt tijdens het ontwikkelen van een product of dienst. Daarbij wordt echter nooit het einddoel uit het oog verloren, namelijk het best mogelijke resultaat voor de klant.  

In het zogeheten Agile Manifesto staan de vier belangrijkste uitgangspunten omschreven. Ze zijn oorspronkelijk bedoeld voor het ontwikkelen van goede software, maar kunnen net zo makkelijk op andere producten, diensten en afdelingen worden toegepast. Ook inkoop, verkoop, marketing, productie en ICT varen wel bij deze ideeën.

• Personen en interacties zijn belangrijker dan processen en tools.
• Werkende software is belangrijker dan lijvige documentatie.
• Samenwerking met de klant is belangrijker dan onderhandeling over het contract.
• Omgang met verandering is belangrijker dan het volgen van een plan

Bron: Manifesto for Agile Software Development - https://agilemanifesto.org/

Deze uitgangspunten leiden tot een aantal heldere principes

• Onze hoogste prioriteit is het tevredenstellen van de klant door het vroegtijdig en voortdurend opleveren van waardevolle software, producten of diensten.
• We verwelkomen veranderende wensen en behoeftes, zelfs laat in het ontwikkelproces.
• Agile processen benutten verandering tot concurrentievoordeel van de klant.
• Lever regelmatig werkende producten op. Het liefst iedere paar dagen, hooguit iedere vier weken.
• De klant of een vertegenwoordiger van de klant en de productontwikkelaars moeten dagelijks samenwerken gedurende het gehele project.
• Gemotiveerde individuen zijn de basis voor Agile werken. Geef hen de omgeving en ondersteuning die ze nodig hebben en vertrouw erop dat ze de klus klaren.
• De meest efficiënte en effectieve manier om informatie te delen in en met een ontwikkelteam is door ‘face to face’ met elkaar te praten.
• Werkende software of het werkend product is de belangrijkste maat voor voortgang.
• Agile processen bevorderen constante ontwikkeling en verbetering. De opdrachtgevers, productontwikkelaars en gebruikers werken in een continu ritme met elkaar samen.
• Voortdurende aandacht voor hoge technische kwaliteit en een goed ontwerp versterken agility.
• Eenvoud, de kunst van het maximaliseren van het werk dat niet gedaan hoeft te worden, is essentieel.
• De beste architecturen, eisen en ontwerpen komen voort uit zelfsturende teams.
• Op vaste tijden, onderzoekt het team hoe het effectiever kan worden en past vervolgens zijn gedrag daarop aan.

Het resultaat van de Agile aanpak

Een Agile aanpak zorg voor het ‘iteratief’ (cyclish) en ‘incrementeel’ (elke keer een stukje meer) ontwikkelen van producten. Het is een waarde-gedreven aanpak die ervoor zorgt dat de voor de opdrachtgever en eindgebruikers meest waardevolle producten worden opgeleverd, binnen de beperkingen van tijd en budget. Het draait niet om het voldoen aan een vooropgezette planning, maar om het creëren van waarde voor de klant. De visie en werkwijze van Agile zorgen voor de oplevering van een product dat voldoet aan de behoeften van de klant, goedkoper en sneller is om te ontwikkelen en van de vereiste kwaliteit is.

De Praktijk: Scrum

Tot nu toe klinkt het je wellicht allemaal wat vaag in de oren. Want hoe ga je dit nu in de praktijk toepassen? Dat doe je met nog zo’n mooi begrip: Scrum. Niet de spelhervatting bij rugby, maar een aantal praktische handvatten om Agile binnen je organisatie te implementeren. Bij deze gestructureerde manier van werken worden verantwoordelijkheden duidelijk benoemd en gescheiden en kan het ontwikkelteam autonoom werken. Ook worden in korte, cyclische periodes waardevolle en werkende producten opgeleverd. Dat kan van alles zijn. Afhankelijk van de branche, het bedrijf en de afdeling kan het uiteenlopen van een gedegen offerte tot zelfs een op maat gemaakte fiets.  

In de Scrum gebruiken we een aantal specifieke termen, zoals de Sprint, de Product Owner en de User Stories. Een cyclische periode van maximaal vier weken noemen we een Sprint, de vertegenwoordiger van de klant is de Product Owner en de producten die het team tijdens de Sprint maakt noemen we User Stories.

Bij de start van een Sprint bepalen het team en de Product Owner samen welke User Stories ze in die periode gaan opleveren. Op die manier creëert het team volledige focus. Eerst gaat de aandacht uit naar de zaken die voor de klant de meeste waarde toevoegen. Deze producten worden bijgehouden op een Scrumbord. Het ontwikkel- of bouw team bepaalt vervolgens welke taken nodig zijn om de producten te bouwen. In onderstaande figuur zie je hoe dat in zijn werk gaat.

Het doel van de Sprints is om kleine en overzichtelijke stappen te maken. Een sprint zorgt voor een snelle voortgang van het project en voorkomt halsbrekende toeren om een gestelde deadline te halen. Ook voorkomt een sprint dat het team onnodig veel tijd besteedt aan zaken die niet werken. Elke dag heeft het ontwikkelteam een gezamenlijke start van de dag waarin ieder teamlid aangeeft wat hij of zij de vorige dag heeft gedaan, wat er vandaag gaat gebeuren en of er belemmeringen zijn. Omdat dit staande gebeurd noemen we dit een ‘stand-up’

Een voorbeeld van Scrum in de praktijk

Genoeg theorie, nu de praktijk. Stel je voor dat je een bedrijf in de financiële dienstverlening hebt en als eigenaar met klanten over hun wensen en behoeftes praat. Een klant wil bijvoorbeeld het debiteurenbeheer verbeteren, zelf de layout van een factuur kunnen aanpassen of vanuit huis een factuur kunnen printen of versturen via email. De Product Owner gaat in dat geval samen met de klant alle behoeftes inventariseren en prioriteren. Wat is het belangrijkst en wat kan er later nog? Deze behoeftes, die we dus User Stories noemen, komen op een lijst, ofwel de Product Backlog. Vervolgens gaat de Product Owner op basis van de prioritering deze behoeften met het team bespreken en samen bepalen hoe complex het is om dit te realiseren. Wanneer het productieteam snapt wat er gerealiseerd dient te worden zeggen we in Scrum taal dat de User Story ‘Sprint Ready’ is. Hij kan dus gebouwd worden. In het voorbeeld van de financiële dienstverlener kan het bijvoorbeeld gaan om een ict-oplossing die een duidelijk overzicht van de debiteuren genereert.

Als dit voor een aantal wensen is uitgevoerd kan het ontwikkelteam daadwerkelijk gaan bouwen. Stel dat je gekozen hebt voor een sprintlengte van een week. Op dag één wordt tijdens de Sprint planning meeting samen met de Product Owner bepaald welke ‘Sprint Ready’ behoeftes in de Sprint gaan en dus gebouwd worden. De hoeveelheid hangt af van de capaciteit van het ontwikkelteam. Dit team is vervolgens verantwoordelijk voor de User Stories die deze week gebouwd gaan worden. De Product Owner kan geen wijzigingen meer aanbrengen in de behoeftes die in de Sprint zitten. Hij of zij is alleen beschikbaar voor vragen vanuit het ontwikkelteam. Dit creëert structuur en voorkomt dat teamleden afgeleid worden door allerlei zaken die ‘even snel tussendoor’ moeten gebeuren.

Vanaf dat moment wordt er dus gebouwd en is er elke dag een ‘stand-up’. Aan het eind van de sprint toont het team de resultaten aan de Product Owner, die vervolgens feedback kan geven. Dit heet in Scrum een Review meeting. Als de Product Owner dat wenst kan daar ook de klant bij uitgenodigd worden. Tenslotte wordt met het hele team gekeken wat er in het proces verbeterd kan worden. Deze meeting – de Retrospective’ – is bedoeld om de samenwerking steeds verder te verbeteren.

Scrum kent een duidelijke rolverdeling. De Product Owner is verantwoordelijk voor het ‘wat’ en ‘wanneer’ en het ontwikkelteam voor het ‘hoe’. Eén rol hebben we nog niet besproken en dat is die van de Scrum Master. Hij of zij moet ervoor zorgen dat het hierboven beschreven proces wordt uitgevoerd en dat het team gedurende de sprint ongestoord kan werken.  

De verschillende meetings worden in Scrum ‘Rituals’ of ‘Events’ genoemd. We hebben er 4 besproken namelijk Sprintplanning, Review meeting, Retrospective en de ‘stand-up’.

Het Scrumproces in beeld

De aanpak biedt een totaal andere visie op samenwerking binnen een organisatie en tussen bedrijf en klant. De wens om snel waarde te creëren voor de klant staat voorop. Elke Sprint levert immers een werkend product op. Ook de onderlinge samenwerking verandert. Het ontwikkelteam werkt volledig zelfsturend en autonoom. Hierin spelen begrip, openheid, acceptatie en onderling respect een grote rol. Vertrouwen, eigenaarschap en vooral (Agile) faciliterend leiderschap zijn cruciaal. Ben je in staat om dit goed te implementeren dan ben je verzekerd van een organisatie brede kwaliteitsverbetering, tevreden medewerkers en vooral zeer tevreden klanten.

Vind je dit interessant en wil je weten wat Scrum voor uw (ICT)  organisatie kan betekenen? Vraag dan vrijblijvend een kennismaking.